Order-to-Cash (O2C) ist ein Geschäftsprozess, der alle Aktivitäten und Schritte umfasst, die mit dem Erhalt und der Erfüllung eines Kundenauftrags verbunden sind, von der ersten Auftragserteilung bis zum Zahlungseingang. Dieser Prozess ist für Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, von entscheidender Bedeutung und betrifft mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens, z. B. Vertrieb, Kundendienst, Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung und Finanzen. Im Folgenden habe wir beispielhaft einige Arbeitschritte und Aktivitäten den O2C Prozess betreffend zusammengestellt:
Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt, entweder über einen Vertriebsmitarbeiter, ein Online-Portal oder einen anderen vorgesehenen Kanal. Die Bestellung enthält in der Regel Details wie das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Menge, den Preis und eventuelle Rabatte oder Sonderangebote.
Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt, entweder über einen Vertriebsmitarbeiter, ein Online-Portal oder einen anderen vorgesehenen Kanal. Die Bestellung enthält in der Regel Details wie das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Menge, den Preis und eventuelle Rabatte oder Sonderangebote.
Nach der Auftragsbestätigung wird der Auftrag für die Durchführung weiterverarbeitet. Dies kann Aufgaben wie die Erstellung eines Kundenauftrags oder einer Bestellung, die Erstellung einer Kommissionierliste oder eines Packzettels für das Lager und die Planung des Versands oder der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung umfassen.
Der Prozess beginnt damit, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt, entweder über einen Vertriebsmitarbeiter, ein Online-Portal oder einen anderen vorgesehenen Kanal. Die Bestellung enthält in der Regel Details wie das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Menge, den Preis und eventuelle Rabatte oder Sonderangebote.
Sobald das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, wird eine Rechnung erstellt und dem Kunden zur Zahlung zugesandt. Die Rechnung enthält in der Regel Details wie die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge, den Preis und alle anfallenden Steuern oder Gebühren.
Wie bei allen Geschäftsprozessen ist die kontinuierliche Verbesserung der Schlüssel zur Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses. Unternehmen sollten den O2C-Prozess regelmäßig überprüfen und analysieren, um etwaige Engpässe, Ineffizienzen oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Dies kann den Einsatz von Technologielösungen, die Rationalisierung von Arbeitsabläufen und die Implementierung von Best Practices beinhalten, um die Effizienz und Effektivität des O2C-Prozesses zu verbessern.
Nachdem die Rechnung versandt wurde, wird vom Kunden erwartet, dass er die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen leistet, z. B. netto 30 oder netto 60. Dabei können verschiedene Zahlungsarten zum Einsatz kommen, z. B. Kreditkarte, Banküberweisung oder Scheck. Die Unternehmen sollten auch überfällige Zahlungen nachverfolgen und etwaige Zahlungsdifferenzen oder Unstimmigkeiten klären.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, muss sie auf das entsprechende Kundenkonto gebucht werden. Bei diesem Prozess wird die Zahlung mit der entsprechenden Rechnung abgeglichen und der Kontostand des Kunden entsprechend aktualisiert.
Schließlich erfordert der O2C-Prozess eine laufende Abstimmung und Berichterstattung, um sicherzustellen, dass alle Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Kundenkonten in den Finanzunterlagen des Unternehmens korrekt erfasst und ausgewiesen werden. Dies kann Aufgaben wie Kontoabstimmungen, die Erstellung von Finanzberichten und die Bereitstellung von Berichten und Analysen für die Geschäftsleitung zu Entscheidungszwecken umfassen.
Während des gesamten Order-to-Cash-Prozesses ist ein ausgezeichneter Kundenservice und ‑support von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören die prompte Beantwortung von Kundenanfragen, die Lösung von Problemen oder Streitigkeiten und die regelmäßige Kommunikation mit den Kunden, um deren Zufriedenheit und Loyalität sicherzustellen.