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order-to-cash – alle Aktivitäten von der Auftragserteilung bis zum Zahlungseingang

Auf­trags­be­stä­ti­gung Autrags­ab­wick­lung Fak­tu­rie­rung Sup­port Durch­füh­rung Pro­duk­ti­on For­de­rungs­ein­zug Zah­lungs­ein­gang P.O. Report­ing Kun­den­ser­vice Rech­nungs­stel­lung Zah­lungs­ziel Gover­nan­ce Mah­nung

Order-to-Cash (O2C) ist ein Geschäfts­pro­zess, der alle Akti­vi­tä­ten und Schrit­te umfasst, die mit dem Erhalt und der Erfül­lung eines Kun­den­auf­trags ver­bun­den sind, von der ers­ten Auf­trags­er­tei­lung bis zum Zah­lungs­ein­gang. Die­ser Pro­zess ist für Unter­neh­men, die Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen ver­kau­fen, von ent­schei­den­der Bedeu­tung und betrifft meh­re­re Abtei­lun­gen inner­halb eines Unter­neh­mens, z. B. Ver­trieb, Kun­den­dienst, Auf­trags­ver­wal­tung, Rech­nungs­stel­lung und Finan­zen. Im Fol­gen­den habe wir bei­spiel­haft eini­ge Arbeit­schrit­te und Akti­vi­tä­ten den O2C Pro­zess betref­fend zusam­men­ge­stellt:

1. Auf­trags­ein­gang

Der Pro­zess beginnt damit, dass der Kun­de eine Bestel­lung auf­gibt, ent­we­der über einen Ver­triebs­mit­ar­bei­ter, ein Online-Por­tal oder einen ande­ren vor­ge­se­he­nen Kanal. Die Bestel­lung ent­hält in der Regel Details wie das bestell­te Pro­dukt oder die Dienst­leis­tung, die Men­ge, den Preis und even­tu­el­le Rabat­te oder Son­der­an­ge­bo­te.

2. Über­prü­fung der Bestel­lung

Der Pro­zess beginnt damit, dass der Kun­de eine Bestel­lung auf­gibt, ent­we­der über einen Ver­triebs­mit­ar­bei­ter, ein Online-Por­tal oder einen ande­ren vor­ge­se­he­nen Kanal. Die Bestel­lung ent­hält in der Regel Details wie das bestell­te Pro­dukt oder die Dienst­leis­tung, die Men­ge, den Preis und even­tu­el­le Rabat­te oder Son­der­an­ge­bo­te.

3. Auf­trags­ab­wick­lung

Nach der Auf­trags­be­stä­ti­gung wird der Auf­trag für die Durch­füh­rung wei­ter­ver­ar­bei­tet. Dies kann Auf­ga­ben wie die Erstel­lung eines Kun­den­auf­trags oder einer Bestel­lung, die Erstel­lung einer Kom­mis­sio­nier­lis­te oder eines Pack­zet­tels für das Lager und die Pla­nung des Ver­sands oder der Lie­fe­rung des Pro­dukts oder der Dienst­leis­tung umfas­sen.

4. Durch­füh­rung der Bestel­lung

Der Pro­zess beginnt damit, dass der Kun­de eine Bestel­lung auf­gibt, ent­we­der über einen Ver­triebs­mit­ar­bei­ter, ein Online-Por­tal oder einen ande­ren vor­ge­se­he­nen Kanal. Die Bestel­lung ent­hält in der Regel Details wie das bestell­te Pro­dukt oder die Dienst­leis­tung, die Men­ge, den Preis und even­tu­el­le Rabat­te oder Son­der­an­ge­bo­te.

5. Fak­tu­rie­rung

Sobald das Pro­dukt gelie­fert oder die Dienst­leis­tung erbracht wur­de, wird eine Rech­nung erstellt und dem Kun­den zur Zah­lung zuge­sandt. Die Rech­nung ent­hält in der Regel Details wie die Beschrei­bung des Pro­dukts oder der Dienst­leis­tung, die Men­ge, den Preis und alle anfal­len­den Steu­ern oder Gebüh­ren.

Kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung ist der Schlüs­sel zur Opti­mie­rung des O2C-Pro­zes­ses

Wie bei allen Geschäfts­pro­zes­sen ist die kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung der Schlüs­sel zur Opti­mie­rung des Order-to-Cash-Pro­zes­ses. Unter­neh­men soll­ten den O2C-Pro­zess regel­mä­ßig über­prü­fen und ana­ly­sie­ren, um etwa­ige Eng­päs­se, Inef­fi­zi­en­zen oder ver­bes­se­rungs­wür­di­ge Berei­che zu ermit­teln. Dies kann den Ein­satz von Tech­no­lo­gie­lö­sun­gen, die Ratio­na­li­sie­rung von Arbeits­ab­läu­fen und die Imple­men­tie­rung von Best Prac­ti­ces beinhal­ten, um die Effi­zi­enz und Effek­ti­vi­tät des O2C-Pro­zes­ses zu ver­bes­sern.

6. For­de­rungs­ein­zug

Nach­dem die Rech­nung ver­sandt wur­de, wird vom Kun­den erwar­tet, dass er die Zah­lung gemäß den ver­ein­bar­ten Zah­lungs­be­din­gun­gen leis­tet, z. B. net­to 30 oder net­to 60. Dabei kön­nen ver­schie­de­ne Zah­lungs­ar­ten zum Ein­satz kom­men, z. B. Kre­dit­kar­te, Bank­über­wei­sung oder Scheck. Die Unter­neh­men soll­ten auch über­fäl­li­ge Zah­lun­gen nach­ver­fol­gen und etwa­ige Zah­lungs­dif­fe­ren­zen oder Unstim­mig­kei­ten klä­ren.

7. Ver­bu­chung der Zah­lung

Sobald die Zah­lung ein­ge­gan­gen ist, muss sie auf das ent­spre­chen­de Kun­den­kon­to gebucht wer­den. Bei die­sem Pro­zess wird die Zah­lung mit der ent­spre­chen­den Rech­nung abge­gli­chen und der Kon­to­stand des Kun­den ent­spre­chend aktua­li­siert.

8. Abstim­mung und Report­ing

Schließ­lich erfor­dert der O2C-Pro­zess eine lau­fen­de Abstim­mung und Bericht­erstat­tung, um sicher­zu­stel­len, dass alle Auf­trä­ge, Rech­nun­gen, Zah­lun­gen und Kun­den­kon­ten in den Finanz­un­ter­la­gen des Unter­neh­mens kor­rekt erfasst und aus­ge­wie­sen wer­den. Dies kann Auf­ga­ben wie Kon­to­ab­stim­mun­gen, die Erstel­lung von Finanz­be­rich­ten und die Bereit­stel­lung von Berich­ten und Ana­ly­sen für die Geschäfts­lei­tung zu Ent­schei­dungs­zwe­cken umfas­sen.

9. Kun­den­ser­vice und ‑sup­port

Wäh­rend des gesam­ten Order-to-Cash-Pro­zes­ses ist ein aus­ge­zeich­ne­ter Kun­den­ser­vice und ‑sup­port von ent­schei­den­der Bedeu­tung. Dazu gehö­ren die promp­te Beant­wor­tung von Kun­den­an­fra­gen, die Lösung von Pro­ble­men oder Strei­tig­kei­ten und die regel­mä­ßi­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Kun­den, um deren Zufrie­den­heit und Loya­li­tät sicher­zu­stel­len.