Agile Methoden haben sich zu einem äußerst beliebten Instrument für die Projektabwicklung entwickelt. Ob für „time & materials“, Festpreisprojekte oder vergleichbare Projekte, Unternehmen setzen Agile Methoden in immer größerem Maße ein. Während ein breiter Konsens über die Zweckmäßigkeit von agilen Methoden in time & materials Projekten besteht, sorgen die Meinungen über die Kompatibilität mit Festpreisverträgen noch immer für einige Diskussionen. Wie lösen Teams derzeit diese Herausforderungen und warum entscheiden sie sich für eine agile Vorgehensweise und Festpreisprojekte.
Im Gegensatz zum sequentiellen Wasserfallmodell konzentriert sich Agile auf kleinere, aber häufige Wertsteigerungen. Kunden und Dienstleister entscheiden sich immer wieder für diesen multi-funktionalen Ansatz als flexible, schnelle und reaktionsschnelle Methode für ihre Entwicklungs-, Wartungs- und Supportprojekte.
Der Festpreisvertrag ist eine Vereinbarung über die Erbringung von Dienstleistungen für den Kunden zu einem festen Preis. Bei einem Festpreisprojekt werden alle drei Komponenten (Kosten, Zeit und Umfang) zu Beginn des Projekts festgelegt und bestimmt. Eine Änderung einer Komponente wirkt sich unweigerlich auf die anderen beiden aus, weshalb die Änderungskontrolle von entscheidender Bedeutung ist. Es wird nicht angenommen, dass sich die zu Beginn des Auftrags festgelegten Kosten während der Produktentwicklungsphase ändern.
Die Aussicht auf finanzielle Planungssicherheit macht diese Art von Verträgen für die Kunden besonders attraktiv. Die Verantwortlichen gehen jedoch oft davon aus, dass ein Festpreis einen bestimmten Zeitrahmen und einen genauen Arbeitsumfang garantiert. In der Realität ist dies jedoch nur selten der Fall, vor allem weil häufig Änderungen vorgenommen werden, um den Erwartungen der Kunden und des Marktes besser gerecht zu werden.
In den folgenden Abschnitten dieses Blogs werden wir erörtern, wie ein Festpreisprojekt mithilfe von Agile erfolgreich durchgeführt werden kann.
Das Argument lautet, dass Agilität zwar Flexibilität in Bezug auf die zu erledigende Arbeit (d. h. Änderungen des Umfangs) bietet, in Festpreisprojekten aber bereits alle drei Komponenten (Kosten, Umfang und Zeit) festgelegt sind.
Unabhängig von der gewählten Methode (Agile oder Wasserfall) sind Festpreisprojekte mit Herausforderungen wie neuen Änderungen, Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen verbunden. Wenn das Projekt erfolgreich sein soll, werden die Teams es nicht schaffen, alle drei Komponenten zu fixieren. Vielmehr müssen sie die Kosten durch zusätzliche Ressourcen erhöhen, den Umfang reduzieren oder den Zeitplan verlängern, um ihre Ziele zu erreichen.
Auch Agile ist keine so einfache Methode. Ein typisches Beispiel ist eine Organisation, die zum ersten Mal mit der agilen Methode arbeitet und erwartet, dass das Projekt pünktlich mit einem fest definiertem Umfang und fixen Kosten abgeschlossen wird. Auf halbem Weg durch das Projekt tritt der Kunde möglicherweise an das Entwicklungsteam heran und bittet darum, einige Änderungen entsprechend den neuesten Erkenntnissen und Anforderungen vorzunehmen.
Ein fixer Projektumfang und ein fester Zeitplan erschweren die Umsetzung solcher Änderungen. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Herausforderungen, mit denen wir im weiteren Projektverlauf konfrontiert werden können.
Leistungsumfang
Unklare oder „one-liner“ Anfoderungen.
Die größte Herausforderung für die Teams ist, wenn sich der Umfang eines Festpreisprojekts ändert. Die Anforderungen für Festpreisprojekte sind zu Beginn des Projekts manchmal unklar oder unzureichend definiert. Die Teams legen die Anforderungen in der Regel auf der Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen und Kenntnisse fest, die im Allgemeinen unterschätzt werden können. Wenn in späteren Phasen des Projekts die wahre Komplexität der Herausforderung zutage tritt, haben die Teams meist keine andere Wahl, als zusätzliche Stunden zu leisten, um die Unterschätzung zu kompensieren.
Unerwartete Änderungswünsche tauchen in der Mitte eines Projekts auf.
Plötzliche Anpassungen aufgrund aktueller Trends oder neuer Prioritäten sind bei Festpreisprojekten fast die Regel. Auftraggeber halten solche Änderungen für eine ordnungsgemäße Projektentwicklung für unerlässlich, erwarten aber keine Änderungen bei den Kosten oder dem Zeitplan. Projektteams zögern in der Regel, wenn sie mit solchen Änderungen konfrontiert werden, was sich wiederum auf die Kundenbeziehung und das Vertrauen auswirkt.
Abhängigkeit und Verantwortlichkeiten
„Ownership“ von anderen internen Teams oder Drittanbietern.
An einem großen Festpreisprojekt sind sehr wahrscheinlich mehr als ein Team und möglicherweise zusätzliche Drittanbieter beteiligt. Es muss ein gemeinsamer Rahmen geschaffen werden, in dem alle Teams das gleiche Verständnis von Dringlichkeit und Verantwortung für ihre jeweiligen Aufgaben haben. Wenn nur ein Team mit dem Rest nicht synchronisiert ist, reicht es aus den Projektfortschritt sofort zu behindern.
Einbindung der Auftraggeber
Kunden wirken während der Entwicklungsphase nicht aktiv mit.
Kunden haben in der Regel den Eindruck, dass die Offenlegung der Projektanforderungen zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt jede aktive Beteiligung überflüssig macht. Dies beeinträchtigt eine erfolgreiche Zusammenarbeit (z. B. bei der Klärung möglicher Zweifel und Rückfragen) und kann zu Verzögerungen führen. Die Kunden neigen dazu, sich nicht besonders auf Sprint-Reviews oder Demos zu konzentrieren, aber bei der abschließenden Produktüberprüfung stellen sie fest, dass es nicht das ist, was sie wollten. Dies kann zu weiteren Verzögerungen führen, da das Team die Funktion überarbeiten muss, um die Erwartungen zu erfüllen.
Fehlendes Agile-Wissen in den Teams beim Kunden
Agile Methoden gibt es schon seit fast zwei Jahrzehnten.
Einige Unternehmen wissen immer noch wenig darüber oder zögern, sie zu nutzen. Dies stellt eine erhebliche Herausforderung dar, wenn es darum geht, Agile in Festpreis- und anderen ähnlichen Projekten zu implementieren. Wie bereits erläutert, denken Unternehmen ohne Agile-Kenntnisse manchmal, dass ihre Aufgabe erledigt ist, sobald sie dem Anbieter den Festpreisvertrag und die Anforderungsliste übergeben haben. Sie erwarten dann nicht nur, dass das Projekt pünktlich geliefert wird, sondern auch, dass alle Änderungswünsche keine Auswirkungen auf die Endkosten haben.
Während das traditionelle Wasserfall-Festpreisprojekt drei feste Komponenten hat (Umfang, Zeit und Kosten), wird bei agilen Festpreisprojekten der Umfang durch die Grösse des Projekts ersetzt. Wie wir wissen, werden agile Projekte in der Regel in Story Points gemessen. Die Festlegung der Größe (in Story Points) hilft den Kunden, den Umfang auf der Grundlage von aktuellen Entwicklungen des Geschäfts zu ändern, vorausgesetzt, der neue Umfang erhöht nicht die Gesamtgröße des Projekts (in Story Points).
Agiles Vorgehen ermöglicht auch in späteren Phasen der Entwicklung Änderungen. Viele Änderungen können im Zusammenhang mit Markttrends und Neupriorisierung auftreten. Die beste Anpassungsstrategie besteht darin, mit dem Kunden über den Tausch von Elementen mit niedriger Priorität aus dem Produkt-Backlog zu sprechen, deren Größe dem Wert der neuen Änderung entspricht. Auf diese Weise wird der Prozess, mit dem die Teams neue Änderungsanfragen annehmen, rationalisiert. In diesem Rahmen ist ein fester Umfang für alle Phasen (einschließlich des Endergebnisses) sinnvoll, da die Teams nun ein gleich großes Produkt mit Mehrwert liefern.
Workshop in der ersten Analysephasen
Die Anfangsphase eines Festpreisprojekts ist immer kritisch. In dieser Zeit organisieren die Projektteams Workshops mit dem Kunden, um die Liste der Backlog-Elemente durchzugehen und die Anforderungen im Detail zu verstehen. Anschließend bittet das Team den Kunden, die Abnahmekriterien für jedes Backlog-Element zu definieren. Nach diesem Workshop kann das Team eine genaue Größenbestimmung vornehmen und diese mit der im Projektvertrag festgelegten ursprünglichen Größe abgleichen. Wenn es eine Abweichung in der Größe gibt, kann das Team mit dem Kunden über die Entfernung von Backlog-Elementen mit niedriger Priorität verhandeln.
Verwenden Sie die MoSCoW-Technik
Die MoSCoW-Priorisierung ist eine beliebte Technik, um sich mit den Stakeholdern darüber zu verständigen, wie die Anforderungen zu managen und zu liefern sind.
Agile Methoden fördern immer ein gesundes Product Backlog – eines, in dem alle Elemente priorisiert und in Story Points eingeteilt sind. Teams können die MoSCoW-Technik mit ihren Kunden anwenden, um Backlog-Elemente zu kategorisieren, sobald sie den ersten Analyseworkshop abgeschlossen haben.
Im Allgemeinen sollten die wesentlichen Backlog-Elemente („Musts“) nicht mehr als 60 % des gesamten Projektumfangs ausmachen. Unwesentliche, aber dennoch wichtige Backlog-Elemente sollten nicht mehr als 20 % ausmachen. Kurz gesagt, „Muss“- und „Soll“-Elemente sollten idealerweise etwa 80 % des Projektumfangs ausmachen. Daher müssen die Teams vorausschauend planen, um alle Backlog-Elemente abzuschließen. Wenn die Projektdurchführung reibungslos verläuft, sollten die Teams in der Lage sein, sowohl die „Muss“- als auch die „Soll“-Elemente zu liefern und dabei noch ein paar zusätzliche „Kann“-Elemente einzubauen.
Mit dieser Technik kann das Team nicht nur ein funktionsfähiges, hochwertiges Produkt liefern, sondern auch den Kunden frühzeitig einen Marktwert bieten, da die hochwertigen Produkte geliefert werden.
Umgang mit der Änderung von Prozessen
Agiles Vorgehen ermöglicht auch in späteren Phasen der Entwicklung Änderungen. Viele Änderungen können im Zusammenhang mit Markttrends und Neupriorisierung auftreten. Die beste Anpassungsstrategie besteht darin, mit dem Kunden über den Tausch von Elementen mit niedriger Priorität aus dem Produkt-Backlog zu sprechen, deren Größe dem Wert der neuen Änderung entspricht. Auf diese Weise wird der Prozess, mit dem die Teams neue Änderungsanfragen annehmen, rationalisiert. In diesem Rahmen ist ein fester Umfang für alle Phasen (einschließlich des Endergebnisses) sinnvoll, da die Teams nun ein gleich großes Produkt mit Mehrwert liefern.
Workshop in der ersten Analysephasen
Die Anfangsphase eines Festpreisprojekts ist immer kritisch. In dieser Zeit organisieren die Projektteams Workshops mit dem Kunden, um die Liste der Backlog-Elemente durchzugehen und die Anforderungen im Detail zu verstehen. Anschließend bittet das Team den Kunden, die Abnahmekriterien für jedes Backlog-Element zu definieren. Nach diesem Workshop kann das Team eine genaue Größenbestimmung vornehmen und diese mit der im Projektvertrag festgelegten ursprünglichen Größe abgleichen. Wenn es eine Abweichung in der Größe gibt, kann das Team mit dem Kunden über die Entfernung von Backlog-Elementen mit niedriger Priorität verhandeln.
Verwenden Sie die MoSCoW-Technik
Die MoSCoW-Priorisierung ist eine beliebte Technik, um sich mit den Stakeholdern darüber zu verständigen, wie die Anforderungen zu managen und zu liefern sind.
Agile Methoden fördern immer ein gesundes Product Backlog – eines, in dem alle Elemente priorisiert und in Story Points eingeteilt sind. Teams können die MoSCoW-Technik mit ihren Kunden anwenden, um Backlog-Elemente zu kategorisieren, sobald sie den ersten Analyseworkshop abgeschlossen haben.
Im Allgemeinen sollten die wesentlichen Backlog-Elemente („Musts“) nicht mehr als 60 % des gesamten Projektumfangs ausmachen. Unwesentliche, aber dennoch wichtige Backlog-Elemente sollten nicht mehr als 20 % ausmachen. Kurz gesagt, „Muss“- und „Soll“-Elemente sollten idealerweise etwa 80 % des Projektumfangs ausmachen. Daher müssen die Teams vorausschauend planen, um alle Backlog-Elemente abzuschließen. Wenn die Projektdurchführung reibungslos verläuft, sollten die Teams in der Lage sein, sowohl die „Muss“- als auch die „Soll“-Elemente zu liefern und dabei noch ein paar zusätzliche „Kann“-Elemente einzubauen.
Mit dieser Technik kann das Team nicht nur ein funktionsfähiges, hochwertiges Produkt liefern, sondern auch den Kunden frühzeitig einen Marktwert bieten, da die hochwertigen Produkte geliefert werden.
Zusammenarbeit zwischen Teams und Drittanbietern
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Teams das Verständnis für die Dringlichkeit und die Verantwortung für das Projekt teilen. Eine wichtige Taktik in diesem Rahmen ist die Festlegung von häufigen Meilensteinen und die Zuweisung der Verantwortung für jeden Meilenstein an verschiedene Teams. Regelmäßige Status-Updates für jedes Team sind entscheidend, um gemeinsame Muster bei Herausforderungen zwischen den Teams zu erkennen und so frühzeitig gemeinsame Lösungen zu finden. Die konsequente Überprüfung eines Abhängigkeitsverzeichnisses und eines Risikoregisters ist ebenfalls unerlässlich, wenn ein Team den Kunden vor möglichen Verzögerungen warnen und seine Aufgabe rechtzeitig abschließen will.
Zusammenarbeit mit dem Kunden
Kein Projekt kann ohne die konsequente Einbeziehung aller Beteiligten erfolgreich sein. Wenn der Kunde regelmäßig an den Sprint-Reviews teilnimmt, kann er den Teams bereits in einer frühen Phase des Projekts wertvolles Feedback geben. Dies kann auch Nacharbeiten in späteren Phasen verhindern. Die Kunden sollten auch bereit sein, auf Fragen oder Zweifel der Teams einzugehen.
Agile Kundenschulung
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Kunden zu Beginn eines Projekts in der agilen Methodik geschult werden. Anders als bei der traditionellen Wasserfallmethode müssen die Kunden verstehen, dass Agile ihre ständige Beteiligung während des gesamten Projektverlaufs erfordert, wenn ein Projekt erfolgreich sein soll. Sie müssen auch die Bedeutung der Rolle des Product Owners und seiner Arbeit begreifen, wenn es darum geht, den Teams bei der Priorisierung des Backlogs und der Planung ihrer Arbeit im Sprint zu helfen.
Wenn ein Projekt in Agile richtig durchgeführt wird, kann es zu einem Segen für diese Vorhaben werden, da die Wahrscheinlichkeit, dass sie erfolgreich sind, viel höher ist. Wir haben an mehreren agilen Festpreisprojekten gearbeitet und dabei Erfolge als auch sowohl Fehlschläge erlebt. In allen Projektphasen gab es Herausforderungen, und um sie zu bewältigen, haben wir viele der oben beschriebenen Techniken eingesetzt. Außerdem unterstützt uns während der gesamten Zeit ein fantastisches Team.