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TEAMSPRINT

Firmenkreditkarten – ein oft ärgerliches „B-Problem“ in Verwaltung und Abrechnung

Bei unklaren Prozessen und fehlender Abrechnungsdisziplin kann für die Buchhaltung schnell eine monatlich wiederkehrende Sisyphos-Aufgabe entstehen.


Firmenkreditkarten (Company Credit Cards) sind Kreditkarten, die an Mitarbeitende ausgegeben und von diesen für die Bezahlung von beruflich veranlassten Kosten verwendet werden. Der Saldo wird direkt dem Firmenkonto belastet. Buchhalterisch ist die Zahlung mit einer Firmenkreditkarte zunächst mit einem Vorschuss vergleichbar: die Mitarbeitenden haben die Verfügungsgewalt über Firmenmittel, die im Nachgang abgerechnet werden müssen – und erst durch die Abrechnung mit Belegen werden die Kosten buchhalterisch erfasst.

Bekannte Probleme bei der Abrechnung von Firmenkreditkarten.

Firmenkreditkarten können ein sinnvolles Zahlungsmittel für das Management, Vielreisende oder Mitarbeitenden sein, die oft hohe Kosten veranlassen, z.B. Lizenzen, bei denen eine private Verauslagung nicht gefordert werden kann oder soll. Bei fehlender Abrechnungsdisziplin und unklaren Prozessen kann hier allerdings für die Buchhaltung schnell eine monatlich wiederkehrende Sisyphos-Aufgabe entstehen – besonders ärgerlich in Anbetracht des meist überschaubaren Abrechnungs- und Belegvolumens:

  • Private Kosten: werden mit der Firmenkreditkarte versehentlich private Kosten der Mitarbeitenden bezahlt, so ist eine Verrechnung erforderlich.

  • Fehlende Belege: der Abrechnungssaldo einer Firmenkreditkarte wird in Gänze dem Firmenkonto belastet, unabhängig davon, ob die Belege vollständig vorliegen. In der Buchhaltung wird regelmäßig viel Zeit darauf verwendet, fehlende Belege einzuholen. Können Belege nicht beigebracht werden, so führt die interne Klärung aufgrund unklarer Vorgaben oft zu Unstimmigkeiten.

  • Verzug: sofern die Belege nicht gleich gescannt bzw. an die Buchhaltung gegeben werden, kann es zu erheblichen Buchungsverzögerungen führen – zu Lasten von Monatsabschluss & Reporting.

  • Kostenbewusstsein: die Tatsache, dass die mit Firmenkreditkarte bezahlten Kosten zunächst dem Firmenkonto belastet werden, führt oft zu einem reduzierten Kostenbewusstsein. Dem kann nur mit transparenten Vorgaben und einem Controlling begegnet werden.
Um Abrechnungsprobleme und unnötige Diskussionen zu vermeiden, ist es wichtig, klare Richtlinien für die Verwendung von Firmenkreditkarten festzulegen, Schulungen für Mitarbeiter anzubieten und regelmäßige Überprüfungen der Ausgaben durchzuführen. Es kann auch hilfreich sein, eine spezielle Software oder ein System zur Verwaltung der Firmenkreditkartenabrechnungen zu verwenden, um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren
TEAMSPRINT hat für diesen Prozess eine Lösung entwickelt, die vollkommen unabhängig von der gewählten Kreditkarte funktioniert
  1. Die Mitarbeitenden mit Firmenkreditkarten erhalten eine Mobile App, mit der die Belege fotografiert werden. In der Premium-Version werden die gescannten Belege über eine lernende KI bereits vorab ausgelesen und klassifiziert. Die elektronischen Belege werden in einem Ordner abgelegt und erst dann aus der App gelöscht, wenn eine Zuordnung zu einer Abrechnung erfolgt ist.
  2. Die Abrechnung der Firmenkreditkarte wird sowohl den Mitarbeitenden mit Firmenkreditkarte als auch der Buchhaltung zur Verfügung gestellt. Hierbei werden die Einzelposten getrennt dargestellt – dies erfolgt über OCR-Auslesen aus Scans oder speziellen E-Mail-Postfächern oder direkt aus einer Schnittstelle zum Kartenanbieter.
  3. In einer intuitiven TEAMSPRINT-Oberfläche ordnen die Mitarbeitenden dann einfach per drag & drop die Belege den Einzelposten der Abrechnung zu. Bei Nutzung der KI-Erkennung erfolgt hierbei bereits ein Vorschlag und bei Erkennen von wahrscheinlichen Fehlern ein Warnhinweis. In der Standardkonfiguration bestätigen die Mitarbeitenden zudem, dass alle abgerechneten Kosten beruflich bedingt waren.
  4. Die vollständige Abrechnung kann nun an die Buchhaltung versendet werden. Hierbei können zusätzliche buchhaltungsrelevante Merkmale wie Kostenart oder Kostenstelle durch TEAMSPRINT bereits vorbelegt werden, was den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung zusätzlich reduziert.
  5. Ist die Abrechnung unvollständig oder fehlerhaft, so wird durch TEAMSPRINT ein Workflow angestoßen, der im Rahmen der Implementierung definiert wird und ein rollenbasiertes Erinnerungs-, Genehmigungs- und Buchungsprozedere umfasst.
  6. Über eine Controlling-Cockpit bietet TEAMSPRINT die Möglichkeit, flexibel Auswertungen zu fahren, z.B. Abrechnungsvolumen je Karte, nicht abgerechnete Zahlungen oder das Verhältnis von korrekten zu fehlerhaften Abrechnungen.